Produktif tanpa Stres

Penyebab Stress

Perubahan Tak Pernah Berhenti

Pernahkah- -Anda- -mencoba- -menjalankan- -manajemen- -waktu,- -kemudian

teciptalah sebuah to do list (daftar yang harus dikerjakan) yang cukup panjang.

Masalah timbul, pada umumnya orang mengeluh dengan masalah:

1. Tidak disipilin, menjalankan apa saja yang sudah ditetapkan.

2. Daftar tindakan yang dibuat terlalu banyak.

Akibat dari masalah ini, daftar tindakan tinggalah daftar, tidak berguna sama

sekali.

Apa penyebabnya? Pikiran terlalu banyak beban. Yang pertama daftar tindakan

yang begitu panjang. Yang kedua adalah dalam pikiran bawah sadar kita sadar

bahwa masih ada berbagai tugas yang belum masuk ke daftar tindakan. Tugas

yang belum masuk daftar ini bisa karena belum terdefinisi dengan benar atau

tugas baru yang datang terus-menerus.

Pada jaman seperti ini, tugas baru, tantangan, atau tuntutan akan datang terus

tanpa bisa kita bendung. Semua ini disebabkan karena perubahan di dunia ini

terus terjadi sehingga sedikit banyak akan mempengaruhi kerja kita. Peta

persaingan berubah, maka perusahaan harus mengubah strategi agar bisa

bertahan atau memenangkan persaingan. Saat strategi perusahaan berubah,

maka kerja karyawan yang ada di dalamnya akan berubah pula.

Apa lagi bagi Anda seorang pebisnis, kecil atau besar, perubahan kondisi pasar

akan sangat terasa oleh Anda. Mungkin, taktik Anda pada waktu yang lalu

berhasil, tetapi orang lain tidak akan tinggal diam, maka taktik Anda sudah

tidak berlaku laku. Maka Anda dituntut untuk mengubah taktik agar bisa tetap

bertahan atau memenangkan persaingan.

Dulu, Coca Cola begitu merajai pasar minuman ringan di Indonesia. Namun

setelah muncul Teh Botol, meski bukan minuman bersoda, tetapi sedikit banyak mempengaruhi Coca Cola. Jelas, ada tuntutan baru untuk bisa mengatasi Teh

Botol. Ada perusahaan yang menjual kartu ucapan dan sukses, namun begitu

maraknya ponsel, perusahaan ini pun sekarang sudah tutup.

Perubahan terus terjadi, tidak pernah berhenti. Katanya, yang tidak berubah

itu hanyalah perubahan. Yang benar adalah hanya Allah yang tidak pernah

berubah. Sebenarnya perubahan itu berubah juga. Jika dulu perubahan itu

secara pelan-pelan, sekarang perubahan terjadi dengan cepat. Jadi perubahan

pun berubah, yang asalnya lambat menjadi cepat.

Dari perubahan yang terus terjadi dan semakin terjadi, muncul dua tuntutan

bagi kita. Yang pertama adalah tindakan adaptasi terhadap perubahan ini. Jika

kita tidak antisipasi, maka kita akan ketinggalan jaman. Kita akan kalah atau

tersisihkan. Lihatlah sekelompok suku di berbagai negara yang tidak mampu

beradaptasi, dia akan tersisihkan, bahkan oleh pendatang.

Kita harus segera beradaptasi jika ada perubahan di dunia. Perubahan harga

bahan bakan minyak, maka kita harus seger bertindak agar tidak tergantung

pada bahan bakar minyak. Jika tidak, maka perusahaan kita akan memiliki

biaya tinggi dan harga produk kita tidak bisa lagi bersaing dengan produk

perusahaan lain yang mampu beradaptasi.

Perusahaan berubah, maka semua yang ada di dalam perusahan sedikit banyak

akan berubah juga, termasuk cara Anda bekerja. Jika Anda tidak bisa

beradaptasi dengan perubahan perusahaan, jangan salahkan perusahaan jika

Anda suatu saat tersingkir. Perubahan startegi perusahaan akan menyebabkan

taktik juga berubah. Siapa yang mengeksekusi taktik? Tentu Anda, karyawan

yang sebenarnya mengeksekusi taktik. Masihkan tidak mau berubah untuk

beradaptasi?

Mungkin- Anda -pernah- -mendengar- -bagaimana- -perusahaan-perusahaan- -bisa

bangkrut gara-gara kenaikan BBM, sementara perusahaan lain bisa bertahan?

Perusahaan yang bangkrut adalah perusahaan yang tidak mampu beradaptasi

dengan cepat terhadap perubahan yang terjadi. Biasanya disebabkan oleh

tuntutan yang terus datang, sementara perkembangan sumberdaya (SDM di

dalamnya) yang kurang memadai.

Oleh- -karena- -itu,- -adaptasi- -saja- -sudah- -tidak- -cukup.- -Kita- -harus- -mampu

mengatisipasi perubahan yang akan terjadi. Perubahan yang semakin lama

semakin cepat. Kita harus bisa melihat ke depan, apa yang akan terjadi esok

hari, sudahkan kita siap mengatisipasinya? Jika tidak, maka perusahaan kita

harus siap-siap mengundurkan diri.

Masihkah Anda mengandalkan cara lama untuk mengelola pekerjaan Anda? Cara

lama mungkin bisa berhasil pada jamannya, namun tidak untuk saat ini dan

saat- -yang- -akan- -datang.- -Konsep- -manajemen- -waktu- -hanya -meningkatkan

produktivitas hanya beberapa persen sudah tidak berlaku lagi. Manajemen

waktu gaya lama tetap akan membuat kita stress, pusing, dan bingung apa yang

harus dilakukan sebab tuntutan kerja tidak pernah berhenti.

Disinilah kita memerlukan cara-cara baru untuk mengelola waktu. Cara yang

lebih efektif, cara yang tidak membuat bingung, dan kerja menjadikan

produktivitas Anda makin besar. Saya yakin, jika Anda sudah menjalankan

modul-modul yang lalu, sudah banyak perubahan dalam hidup Anda. Sekarang

saya akan memperkenalkan konsep yang menjadikan pengelolaan kerja Anda

semakin mudah.

Penyebab Perubahan Makin Cepat

Perubahan tidaklah tidak berubah. Perubahan terjadi semakin lama semakin

cepat. Jika kita mau membuat grafisnya, perubahan yang terjadi seperti grafik

exponensial. Semakin lama semakin cepat. Cobalah perhantikan perubahan

yang terjadi dalam 10 tahun ke belakang dibanding perubahan yang terjadi

pada 10 tahun sebelumnya.

Apalagi jika kita mau melihat perubahan pada suatu abad. Perubahan pada

abad- -20- -konon- -melebihi- -semua- -pencapaian- -manusia- -(bidang- -teknologi)

dibandingkan seluruh jaman. Apa yang menyebabkan perubahan ini?

Teknologi informasi dipercaya mempercepat perubahan-perubahan lainnya.

Sekarang orang dengan mudah berbagi dan mengakses informasi. Cobalah Anda

lihat di internet. Informasi apa yang tidak bisa didapatkan? Kita menemui om

Google, kemudian mengetik sebuah kata kunci, maka berbagai informasi yang

berkaitan dengan kata kunci kita muncul.

Kemudahan arus informasi ini tentu akan memicu perubahan lainnya. Sebagai

contoh dalam persaingan bisnis. Kita bisa menemukan berbagai produk di

internet, baik sekedar informasi sampai website yang menjual produk tertentu.

Pebisnis yang melihat persaingan, dia akan terus mengubah atau membuat

produk baru yang lebih baik daripada produk yang ada.

Termasuk tentang strategi dan teknologi yang kita gunakan. Mungkin dalam

beberapa saat, teknologi dan strategi yang kita gunakan cukup ampuh untuk

menjalankan bisnis kita, namun tidak akan lama pasti diketahui oleh orang lain.

Orang lain akan meniru atau berbuat lebih baik. Apakah kita akan diam saja?

Kita pun akan berusaha untuk tetap lebih unggul dibanding orang lain. Kita pun

akan berubah.

Setiap orang akan saling merespon, semakin cepat semakin baik sehingga

perubahan terjadi semakin lama semakin cepat. Jika kita tidak bisa mengikuti

arus kehidupan seperti ini, dijamin kita akan ketinggalan jaman. Kita akan

kalah setidaknya dari segi bisnis, teknologi, ilmu pengetahuan, dan informasi.

Informasi juga mempermudah pelanggan atau pasar untuk mengakses informasi

tentang produk atau jasa tertentu. Konsumen akan lebih mudah memilih

produk atau jasa tertentu berdasarkan informasi yang mereka dapat. Pelanggan

loyal akan semakin sulit didapat sebab orang akan mudah tahu jika ada produk

atau jasa lain yang lebih baik. Jika seorang pebisnis diam saja, tentu dia akan

mudah kehilangan pelanggan loyal.

Teknologi- -informasi- -memicu- -persaingan.- -Persaingan- -memicu- -perubahan.

Perubahan ini akan membawa dampak ke segala lini. Anda seorang karyawan

pun akan ikut dituntut untuk mengikuti perubahan ini. Jika tidak, perusahaan

akan memilih sumber daya manusia yang mampu menghadapi perubahan. Kata

perubahan pada jaman sekarang amat penting.

Mungkin jika gagasan perubahan ini saya ajukan beberapa dekade yang lalu,

banyak- -orang- -yang- -tidak- -percaya.- -Namun- -sekarang,- -kita- -sudah- -bisa

menyaksikan dengan mata kepala sendiri bahwa perubahan terjadi sangat

cepat. Mungkin, dulu perubahan hanya milik seseorang, tetapi sekarang,

perubahan adalah milik setiap orang.

Jika kita tidak merubah cara kerja kita, maka tugas akan semakin menumpuk.

Tuntutan kerja akan semakin tinggi sementara sumber daya manusia semakin

mahal. Maka perusahaan hanya akan memilih orang-orang yang memiliki

produktivitas tinggi saja. Loyo, memble,dan lesu silahkan menyingkir.

Konsep Manajemen Kerja

Konsep- -manajemen- -kerja- -yang- -akan- -saya- -perkenalkan- -pada- -dasarnya

sederhanya. Yang pertama ialah mengelola informasi yang masuk dengan baik.

Yang kedua ialah mengambil keputusan secara sadar dan tepat. Dan yang

ketiga adalah proses pembersihan atau penyederhanaan. Jadi tujuan akhir dari

manajemen kerja ini ialah penyederhanaan tanpa mengurangi produktivitas

bahkan akan menambah.

Yang membuat pikiran kita stress ialah saat kita merasakan tuntutan tidak bisa

kita- -selesaikan- -dengan- -kapabilitas- -kita.- -Oleh- -karena- -itu- -kita- -perlu

meningkatkan kapabilitas kita dan juga mengurangi tuntutan yang sebenarnya

tidak perlu. Dari modul 1 sampai modul 5 Anda sudah dipandu bagaimana

meningkatkan kapabilitas Anda. Sementara mulai modul 6 sampai 7 adalah

upaya bagaimana mengurangi (atau mengelola) tuntutan yang Anda hadapi.

Sementara modul ke 8 adalah memadukan kedua hal ini dalam satu kesatuan,

OK, jadi artinya kita masih membahas bagaimana mengelola

pekerjaan kita sehingga tuntutan yang membebani pikiran kita menjadi

berkurang atau lebih sederhana. Dalam pelaksanaannya,

sebab keterampilan Anda pada modul 6 akan digunakan

kembali pada modul ini agar hasilnya lebih revolusioner.

Mengelola Informasi

Yang dimaksud informasi disini bukan sekedar info saja, tetapi juga termasuk

pekerjaan, tugas, tuntutan, termasuk ide tindakan. Kita akan pusing saat kita

memperlakukan semua informasi yang masuk seolah tugas kita atau harus kita

lakukan. Saat kita sudah mulai merasa berat, akhirnya pikiran bawah sadar kita

akan membuat sebuah penolakan permanen yang membuat kita menjadi malas

bergerak saat mendapatkan ide bahkan tugas. Pikiran kita seolah sudah jenuh.

Dengan teknik mengelola info ini, kita akan belajar bagaimana memilah

informasi dan mengelolanya sehingga tidak lagi membenani pikiran kita.

Berikut akan saya jelaskan bagaimana proses mengelola informasi secara

konsep- -agar- -Anda- -mengerti.- -Untuk- -teknisnya- -akan- -dibahas- -pada- -bab

selanjutnya.

Tidak semua informasi yang kita dapatkan adalah sebagai tugas yang harus kita

lakukan. Pada dasarnya informasi akan dibagi ke dua kelompok. Yang pertama

adalah informasi yang tidak memerlukan tindakan. Informasi semacam ini tidak

perlu membebani Anda. Jadikan saja sebagai catatan atau referensi. Hanya

sekedar informasi jika informasi ini berguna dan tidak ada tindakan yang

harus dilakukan. Jika bukan referensi, maka dibuang saja atau sampah.

Berbicara kelompok informasi sampah, mungkin jumlahnya adalah 80% dari

total informasi yang Anda terima. Jika kita bisa menghapus yang ini, maka

beban pikiran Anda akan lebih ringan dan stress hilang. Silahkan lihat modul 6

untuk lebih jelasnya lagi.

Yang kedua adalah kelompok tindakan. Kelompok tindakan dibagi ke dalam dua

kelompok lagi. Yang pertama tindakan tunggal dan yang kedua adalah proyek.

Yang dimaksud proyek adalah sebuah tugas dimana memerlukan banyak

tindakan di dalamnya. Menulis adalah tindakan tunggal. Menerbitkan buku

adalah- -sebuah- -proyek- -karena- -banyak- -tindakan- -di- -dalamnya- -mulai- -dari

menyiapkan naskah, mengedit, lay out, dan percetakan.

Seperti- -dijelaskan- -diatas,- -proyek- -adalah- -tugas- -yang- -memerlukan- -multi

tindakan. Tugas Anda ialah membuat rencana untuk menyelesaikan proyek ini

menjadi suatu daftar tindakan tunggal. Setelah menjadi daftar tindakan, daftar

ini diolah lagi sebagaimana dijelaskan diatas.

Sebuah informasi masuk ke dalam kelompok kedua jika ada tindakan (tunggal

atau proyek) yang harus dilakukan. Saya tekankan kata harus, artinya memang

benar-benar harus dilakukan atau sangat menentukan keberhasilan mencapai

tujuan Anda. Memang ada tindakan yang tidak harus dilakukan? Disinilah

pentingnya Anda mengambil keputusan. Seperti dijelaskan dalam modul 6

dengan prinsip 80/20 dimana banyak pekerjaan yang bernilai rendah kita

lakukan.

Tindakan yang harus dilakukan pun masih dibagi ke dalam beberapa kelompok.

Ada tindakan yang harus langsung Anda kerjakan sekarang juga. Tindakan ini

biasanya tindakan yang sebentar selesai. Misalnya menelpon seseorang atau

mengirim email. Biasanya perlu dibawah 5 menit. Jika Anda memiliki daftar

pekerjaan yang seperti ini, sebaiknya lakukan sekarang juga sampai habis.

Dengan cara ini saja beban pikiran Anda akan banyak berkurang.

Kelompok tindakan kedua adalah tindakan yang harus segera dilakukan, tetapi

memerlukan waktu lama. Yaitu yang diatas 5 menit. Masukan ke dalam

kelompok Next Action atau Segera. Hanya tindakan yang masuk kelompok inilah

yang akan masuk ke dalam list to do Anda. Namun, dalam konsep kita ini, kita

tidak boleh membuat list to do yang panjang. Masimal 6 rencana tindakan saja,

tidak boleh lebih.

Jika- -ternyata- -ada- -banyak- -rencana- -tindakan- -segera,- -maka- -Anda- -harus

memutuskan 6 rencana yang paling penting. “Semuanya penting!” OK, tetapi

pilih yang PALING penting dari yang penting. Pilih 6 teratas, kemudian

kerjakan. Bagaimana dengan tindakan lain yang juga masih penting. Tunggu

sampai sebagian pekerjaan yang 6 selesai.

Setiap hari dan minggu Anda harus mereview daftar tindakan tersebut.

Sehingga jika ada hal yang penting yang belum dilakukan, maka masukan ke

daftar- -sekarang.- -Lama- -kelamaan,- -semua- -pekerjaan- -penting- -Anda- -akan

terlaksana.

“Tetapi- -semuanya- -penting,- -saya- -tidak- -bisa- -menentukan- -6- -pekerjaan

terpenting.” Mungkin Anda akan protes seperti ini.

Jika Anda tetap memiliki daftar pekerjaan diatas 6 dan

semuanya penting, saya yakin Anda- overload -atau kelebihan beban. Anda

benar-benar harus berani mengatakan tidak. Atau evaluasi lagi dengan prinsip

80/20 untuk mengurangi beban Anda. Intinya Anda harus mengambil keputusan.

Jika benar-benar banyak pekerjaan yang tidak bisa ditinggalkan, maka Anda

harus memasukan daftar pekerjaan ini ke daftar pekerjaan yang didelegasikan.

Jika Anda punya anak buah, bisa didelegasikan ke anak buah. Jika tidak, Anda

bisa melakukan- out sourcing. Jika tetap dikerjakan sendiri, artinya Anda

memaksakan sendiri.

Saya memaklumi jika Anda merasa terlalu banyak pekerjaan yang harus

dilakukan. Semua orang yang memiliki tanggung jawab akan berpikir seperti

Anda. Saya juga demikian. Namun waktu kita terbatas, bagaimana pun kita

hanya punya 24 jam per hari. Jadi kita harus mengambil keputusan mau

digunakan- untuk- apa- saja- waktu- -yang- -kita- punya.- -Katakan- -tidak- atau

delegasikan.

Yang lainnya adalah kelompok tindakan yang perlu tetapi tidak mendesak

dilakukan. Namun bisa berubah menjadi tindakan penting dengan pengaturan

kita. Biasa dalam kelompok ini adalah tindakan pengembangan diri, pengayaan,

dan tugas-tugas yang tidak ada tenggat waktu. Khusus pengembangan diri,

Anda harus membuat jadwal dan saat jadwalnya tiba, maka dia akan menjadi

tugas yang penting dilakukan segera.

Kelompok ini juga dibagi dua, yaitu kelompok yang memerlukan jadwal dan

kelompok yang tidak perlu jadwal.

Mungkin akan lebih jelas jika digambarkan dalam bentuk peta pikiran. Berikut

adalah pembagian informasi:

Menjernihkan Pikiran

Tujuan dari mengelola informasi yang masuk tiada lain untuk menjernihkan

pikiran Anda. Salah satu implementasi dari menjernihkan pikiran Anda ialah

menjernihkan daftar tugas Anda (list to do). Daftar Anda akn lebih sedikit,

bersih, sederhana, dan fokus pada hal yang peling penting.

Pikiran Anda juga mulai terbebas dari pekerjaan-pekerjaan atau informasi yang

sebenarnya tidak perlu dipikirkan. Mungkin masih banyak tugas lain yang

penting, tetapi tidak perlu dikhawatirkan lagi sebab Anda sudah punya sistem

yang- -bisa- -menanganinya.- -Sekerang- -fokus- -Anda- -bertindak- -dan- -dapatkan

produktivitas berkali lipat.

Dari sini bisa kita lihat bahwa produktivitas Anda akan meningkat sebab Anda

lebih fokus. Sementara beban pikiran Anda jauh berkurang sehingga stress Anda

berkurang. Yang Anda perlu lakukan ialah kemauan mengelola informasi dan

ketegasan mengambil keputusan. Sepertinya rumit dan sulit, tetapi pada

kenyataanya tidak sesulit yang dikira.

Pada bab selanjutnya akan saja jelaskan langkah-langkahnya. Agak panjang

kelihatannya. Saat awal memang perlu membiasakan diri, lama kelamaan akan

terasa mudah dan bahkan bisa terjadi secara otomatis dengan menggunakan

feeling -saja. Biasanya para CEO yang sudah berpengalaman, pengelolaan

informasi seperti ini sudah dikelola secara- feeling -dan atau dibantu oleh

asistennya.

Jika Anda memang super sibuk, tidak bisa melakukan manajemen ini, tidak ada

salahnya Anda pun memikirkan seorang asisten. Ajarkan teknik ini kepadanya

agar dia mengerti. Tentu saja dalam pengambilan keputusan, tetap perlu ada

komunikasi dengan Anda.

Mengumpulkan Informasi

Mengosongkan Pikiran

Langkah pertama adalah dengan mengumpulkan semua informasi yang bisa

membebani pikiran Anda. Yang dikumpulkan adalah semua informasi yang Anda

terima dan sepertinya mengandung sesuatu yang harus Anda lakukan. Misalnya

tugas, tuntutan, dan ide.

Jika setiap kita mendapatkan gagasan kemudian kita langsung bertindak, akan

menghilangkan fokus pekerjaan sebelumnya. Anda akan menjadi kutu loncat.

Setiap ada ide baru, ganti lagi pekerjaan. Sehingga pekerjaan Anda yang selesai

menjadi sedikit. Produktivitas Anda rendah jika terus menerus menjadi kutu

loncat pekerjaan.

Cara terbaik untuk menangani ide yang terus menerus mengalir ialah dengan

mencatatnya dan memasukannya ke dalam daftar informasi ini. Pada langkah

selanjutnya akan kita evaluasi, apakah akan kita lakukan, ditunda, atau tidak

jadi kita lakukan.

Kunci sukses pengumpulan informasi ini ialah menghilangkan beban yang ada di

dalam pikiran Anda. Proses ini memindahkan semua yang ada di dalam kepala

ke dalam kertas atau komputer. Jika semua sudah pindah ke dalam kertas dan

komputer,- -Anda- -sudah- -bisa- -mulai- -melupakan- -berbagai- -beban- -pikiran,

percayakan pada sistem.

Langkah ini dianggap sudah selesai jika tidak ada lagi yang “kepikiran”. Anda

sudah merasa plong dan tenang. Biarkan sistem yang akan menjalankan proses

mana yang akan dikerjakan.

Bagaimana cara mengumpulkan informasi? Anda bisa menggunakan kertas atau

komputer. Untuk komputer, kita bisa menggunakan program yang biasanya ada

pada setiap komputer yaitu MS Excel atau SpreadSheet lainnya.

Mengumpulkan Informasi Pada Kertas

Anda bisa membuat kartu-kartu yang banyak. Tidak perlu kartu yang bagus,

bisa menggunakan kertas biasa dengan cara dipotong-potong seukuran kartu

nama atau kartu kredit. Selain melalui kartu, Anda juga bisa menggunakan

catatan lain, misalnya memo dari bos Anda, print out email, surat tugas, dan

sebagainya.

Kartu diperlukan untuk mencatat informasi yang belum ada media kertasnya.

Usahakan satu informasi ke dalam satu lembar kertas. Catat satu ide Anda ke

dalam 1 kartu dan seterusnya. Masukan kartu-kartu Anda ke dalam sebuah

wadah, bisa berupa keranjang atau kotak atau apapun yang bisa Anda gunakan

untuk menampung semua kertas.

Langkah ini bisa Anda lakukan sekaligus membersihkan atau merapikan arsip

kertas Anda. Masukan saja semua arsip yang miliki. Buka laci Anda, masukan ke

dalam kotak. Buka file cabinet Anda, masukan ke dalam kotak. Print atau catat

tugas yang Anda dapatkan dari email, masukan ke dalam kotak. Jika Anda

melihat sesuatu dan Anda merasa terbebani, ambil segera dan masukan ke

dalam kotak.

Masih ada ide atau gagasan yang terasa mengganjal? Tulis, masukan ke dalam

kotak. Ada nasihat orang lain yang harus dilakukan, catat, masukan ke dalam

kotak. Ada tugas-tugas yang terselesaikan, catat, dan masukan ke dalam kotak.

Pindahkan semua yang ada dalam pikiran Anda ke dalam kertas. Kotak ini kita

sebut kotak utama.

Mengumpulkan Informasi Pada Komputer

Saya sendiri lebih suka mencatat informasi melalui komputer. Anda bisa

membuatnya dengan menggunakan MS Excel. Catat dalam MS Excel satu tugas

satu baris. Jangan pertimbangkan susunan, semua yang Anda ingat masukan

saja. Ketik saja. Konsepnya sama seperti mengumpulkan info pada kertas.

Pengelolaan informasi melalui MS Excel tidak akan rumit. Hanya perlu dua

kolom saja. Keterampilan yang Anda perlukan juga keterampilan dasar,

mengetik, menghapus, dan mengurutkan. Tentu saja kemampuan copy, cut,

dan paste. Penggunaanya akan dibahas pada langkah kedua. OK, daftar ini kita

sebuah daftar utama.

Kunci Keberhasilan

Keberhasilan proses ini tergantung dari bersihnya pikiran Anda dari beban

tugas. Mungkin perlu sedikit perenungan untuk memanggil kembali tugas-tugas

lama yang belum terselesaikan. Tentu saja langkah awal menggunakan sistem

ini akan terasa berat, tetapi hanya diawalnya saja.

Memang, setiap seminggu sekali Anda akan melakukan pembersihan lagi. Tetapi

tentu saja tidak seberat langkah pertama sebab Anda tinggal membersihkan

tugas-tugas baru saja. Akan terasa berat jika Anda telat membersihkan kepala

Anda melalui proses ini.

Jangan lupa, sebelum membuat rencana tindakan, buka dulu kotak atau sheet

proyek. Pastikan sudah dibuat menjadi rencana yang berisi kumpulan tindakan

tunggal. Daftar tindakan tunggal ini, masukan kembali ke daftar atau ke kotak

utama dan diproses lagi, sampai tidak ada lagi proyek (semuanya tindakan

tunggal).

Rencana dan Eksekusi

Tujuan bab ini ialah untuk menemukan 6 tugas terpenting yang harus Anda

lakukan hari ini.

Pertama lihat daftar yang terjadwal, apakah ada yang harus selesai hari ini

atau beberapa hari ke depan? Jika ada dan memang perlu diselesaikan pada

minggu ini, maka ambil kemudian masuk ke daftar 6 tugas terpenting.

Kemudian lihat daftar tugas yang masuk ke kelompok B, ambil tugas-tugas

terpenting sehingga total tugas terpenting pada hari ini ada 6.

Tentu saja masih ada plus. Plusnya adalah lihat daftar tugas yang akan

didelegasikan. Ada yang harus didelegasikan hari ini juga? Jika ada buat surat

pendelegasikan atau mencari sumber out sourcing.

Sekali lagi, diperlukan keberanian untuk mengambil keputusan. Tentu saja

silahkan- -gunakan- -logika- -berdasarkan- -informasi- -yang- -Anda- -miliki- -untuk

mengambil keputusan. Jika logika dan informasi tidak mencukupi, anda bisa

menggunakan feeling atau pikiran bawah sadar.

Untuk menentukan prioritas dengan feeling caranya mudah. Langkah pertama

menghentikan pikiran sadar yang bekerja. Caranya ialah Anda hanya membaca

secara berulang-ulang daftar tindakan tersebut. Terus baca saja tanpa berpikir

sampai feeling Anda memilih salah satu dari daftar tersebut. Tidak perlu takut

salah, sebab kesalahan Anda mengambil tindakan jauh lebih baik daripada Anda

tidak mengambil tindakan sama sekali.

Pastikan bahwa sebelum Anda memilih 6 tugas terpenting plus, 80% pekerjaan

bernilai rendah sudah disingkirkan dengan menggunakan metode yang dibahas

pada modul 6.

Tahukah Anda bahwa kemampuan Anda memilih 6 tugas terpenting adalah

kemampuan senilai US$ 25.000, ini angka jaman dulu lho. Jika dikonversi

sekarang, entah berapa nilainya. Ceritanya seperti ini.

Pada peralihan abad yang lalu, seorang pria bernama Ivy Lee bertemu Charles

M. Schwab, Direktur Bethlehem Steel. Tujuannya adalah menjual jasa kepada

Schwab dan membantu dia menjadi lebih efisien. Schwab bereaksi bahwa

orang-orangnya -sudah- tahu- -apa yang -harus- mereka -lakukan—masalahnya

hanyalah membuat mereka melakukannya. Akibatnya, Schwab tidak mau

membeli jasanya.

“Seandainya saya bisa memberi Anda sebuah alat, sebuah tindakan yang akan

menjamin Anda menjadi lebih efisien, Anda akan berminat bukan?” tanya Lee.

Merasakan keengganan Schwab, Lee melanjutkan, “yang lebih bagus lagi,

bagaimana jika saya memberikan gagasan itu kepada Anda—membiarkan Anda

menggunakannya selama 21 hari; jika mempan, bagikan kepada pegawai Anda.

Kemudian kirim saya sebuah cek dengan nilai berapa pun sesuai pendapat

Anda.”

“Baiklah, apakah itu?” tanya Schwab.

“Setiap awal hari, atau lebih bagus lagi, pada akhir hari sebelum hari

berikutnya, keluarkan kertas dan tulis enam hal terpenting yang perlu Anda

lakukan untuk mencapai tujuan Anda hari itu,” kata Lee. “malah sebenarnya,

lakukan sekarang juga untuk hari esok.” Schwab berpikir dan menuliskan enam

hal.

“Sekarang urutkan enam hal tersebut berdasarkan tingkat kepentingannya, satu

adalah paling penting, dua terpenting kedua, dan seterusnya.” Lanjut Lee.

Schwab pun melakukannya.

“Mulai besok pagi, mulailah hal nomor satu. Jangan pergi ke nomor dua

sebelum Anda menyelesaikan nomor satu dengan utuh. Kemudian lanjutkan ke

nomor-nomor- -berikutnya.- -Jika- -Anda- -tiba- -pada- -akhir- -hari- - -dan- -belum

menyelesaikan- -semua- -daftar- -Anda,- -gulirkan- -tindakan- -Anda- -untuk- -hari

selanjutnya. Gunakan ini selama Anda suka, dan ketika Anda pikir ini cukup

bernilai, kirimkan cek pada saya sebesar nilai itu.” [Dikutip dari Harmonic

Wealth, oleh James Arthur Ray]

Tahukah apa yang terjadi? Schwab mengirim cek kepada Lee sebesar 25.000

dolar dalam waktu sekitar 1 bulan. Ini sekitar tahun awal 1900-an, berapa

nilainya sekarang?

Sekarang saya sudah membagikan rahasia ini kepada Anda. Saya tunggu cek

dari Anda sebab harga kursus ini jauh lebih murah dibandingkan nilai satu

rahasia ini saja. Anda mau mengirim cek atau mentransfer uang kepada saya?

Saya tahu, Anda akan punya alasan untuk tidak mengirim saya uang. Jika Anda

berniat, Anda sudah tahu rekening saya kan?

Cerita diatas juga sudah menggambarkan bagaimana cara mengeksekusi daftar

tindakan terpenting. Kuncinya ialah fokus. Selesaikan satu pekerjaan sebelum

mengerjakan pekerjaan lain. Pada modul 8 kita akan belajar lebih mendalam

tentang teknik konsentrasi yang membawa Anda pada tingkat fokus tertinggi.

Ulasan

Ada dua ulasan yang penting dilakukan. Jangan khawatir ulasan ini mudah.

Yang diperlukan ialah konsistensi Anda melakukannya. Yang pertama adalah

ulasan harian dan yang kedua ulasan mingguan.

ulasan Harian

Ulasan harian adalah sekedar memeriksa hasil pekerjaan setiap hari. Periksalah

pada penghujung hari, apakah keenam tugas terpenting sudah selesai semua?

Rayakan keberhasilan Anda. Syukuri sekecil apa pun keberhasilan Anda. Jika

masih ada sisa, masukan ke daftar esok hari dan ditambah dengan daftar

tambahan lainnya sampai total mencapai 6 tugas terpenting.

Jadi setiap hari Anda akan selalu memiliki 6 tugas terpenting. Bisa saja

sebagiannya sisa tugas kemarin. Tetapi akan lebih baik jika 100% adalah tugas

baru hari ini, artinya kemarin Anda berhasil melakukan semuanya.

Adakah tugas, tuntutan, atau ide baru yang muncul hari ini? Silahkan catat di

daftar utama. Tidak perlu langsung diambil tindakan, catat saja dulu. Setelah

semua dicatat, lakukan evaluasi, apakah perlu dilakukan segera? Ingat jangan

sampai mengganggu ritme kerja Anda. Coba tanyakan, jika tidak dilakukan

segera, memangnya kenapa? Jika jawabannya lemah atau mengatakan tidak

apa-apa, maka masukan ke daftar C atau D.

Jadi selain mengevaluasi hasil, Anda juga bisa memproses informasi baru yang

masuk, baik tugas, tuntutan, maupun ide. Lakukan setiap hari sehingga daftar

info atau kotak info Anda selalu kosong setiap hari. Awalnya berat melakukan

ulasan seperti ini, namun setelah biasa Anda akan melakukan secara otomatis

seperti Anda memindahkan gigi persneling mobil. Awalnya susah kan?

Ulasan mingguan pada dasarnya sama dengan ulasan harian. Hanya saja pada

konteks yang lebih besar. Jika pada ulasan harian lebih fokus pada selesai atau

tidaknya sebuah pekerjaan, maka pada ulasan harian Anda bisa lebih fokus

melihat sejauh mana pekerjaan Anda dalam mencapai tujuan besar Anda. Bisa

target bulanan, tahunan, dan penyelesaian proyek.

Dari ulasan mingguan juga bisa muncul tugas, tuntutan, dan ide baru. Silahkan

daftarkan dan olah kembali dengan sistem pada bagan yang digambarkan

diatas.

Pentingnya ulasan mingguan ialah untuk menjaga agar sistem berjalan terus.

Tidak ada yang terlewat dan semuanya dipastikan pada jalurnya. Untuk awal

awal mungkin memerlukan puluhan menit. Namun lama-kelamaan mungkin

hanya memerluka beberapa menit. Bukan lamanya yang penting, tetapi

konsistensinya jauh lebih penting.

dikutif dari Modul 7 Revolusi Waktu karangan Rahmat